Lohnbuchführung. Um eine korrekte Lohnabrechnung durchführen zu können, ist eine Vielzahl von Informationen erforderlich. Wenn ein neuer Arbeitnehmer in ein Unternehmen eintritt, benötigen Sie viele Angaben, wie z. B.:

Adresse
Bankverbindung
Krankenkasse

Bei der Erfassung dieser Angaben unterstützen Sie Personalfragebögen, die alle notwendigen Personaldaten eines neuen Mitarbeiters in strukturierter Form enthalten.

Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Beachten Sie die Datenschutz-Grundverordnung, insb. Art.13 DS-GVO, wenn Sie einen der unten aufgeführten Personalfragebögen nutzen.

Nutzungshinweis! Alle in diesem Dokument enthaltenen Personalfragebögen sind kein Ersatz für folgende notwendige Pflichten vom Arbeitgeber gegenüber dem jeweiligen Arbeitnehmer:

Hinweispflichten
Aufklärungspflichten
Informationspflichten

und

Dokumentationspflichten

Individuelle Betriebsvereinbarungen werden nicht berücksichtigt.

Auszug aus dem Gesetz:

§ 28a

„(4) Arbeitgeber haben den Tag des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses bei dessen Aufnahme an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung nach Satz 2 zu melden, sofern sie Personen in folgenden Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigen:

1. im Baugewerbe,

2. im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,

3. im Personenbeförderungsgewerbe

4. im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,

5. im Schaustellergewerbe,

6. bei Unternehmen der Forstwirtschaft,

7. im Gebäudereinigungsgewerbe,

8. bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,

9. in der Fleischwirtschaft,

10. im Prostitutionsgewerbe,

11. im Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Die Meldung enthält folgende Angaben über den Beschäftigten:

1. den Familien- und die Vornamen,

2. die Versicherungsnummer, soweit bekannt, ansonsten die zur Vergabe einer Versicherungsnummer notwenigen Angaben (Tag, Ort der Geburt, Anschrift),

3. die Betriebsnummer des Arbeitgebers und

4. den Tag der Beschäftigungsaufnahme.“

Hinweis für die beschäftigte Person.

Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren. (Gemäß § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes) Bei der Erbringung von Dienst- oder Werkleistungen sind die in den oben genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen tätigen Personen verpflichtet, ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitzuführen und den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen.

Veränderbare Word-Fragebögen. Die Microsoft Word-Dateien können individuell umgestaltet werden. Sie können z. B. Bezeichnungen und Texte ändern, Felder und Zeilen entfernen oder hinzufügen.

Folgende Fragebögen stehen zur Verfügung:

Mindestlohn.

Grafik: Bundesregierung

Wie hoch ist der Mindestlohn derzeit. Seit 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 Euro brutto in der Stunde. Damit liegt die unterste Lohngrenze 78 Cent höher als im Jahr 2025. Der Mindestlohn-Rechner des Bundesarbeitsministeriums hilft dabei, herauszufinden, ob und wieweit ein Gehalt dem Mindestlohn entspricht, darüber oder darunterliegt und wie hoch der Stundenlohn ist.

Wann wurde ein gesetzlicher Mindestlohn in Deutschland eingeführt. Einen allgemeinen gesetzlichen Mindestlohn gibt es in Deutschland seit dem 1. Januar 2015. Damit wurde eine Lohnuntergrenze eingeführt, die nicht unterschritten werden darf. Sie schützt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor unangemessen niedrigen Löhnen und trägt damit zu einem fairen und funktionierenden Wettbewerb bei. Gleichzeitig sorgt der Mindestlohn für mehr Stabilität in den sozialen Sicherungssystemen.

Wer profitiert besonders von der Erhöhung des Mindestlohns. Nach einer Schätzung des Statistischen Bundesamtes werden von der Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns zum 1. Januar 2026 deutschlandweit bis zu 6,6 Millionen Jobs betroffen sein. Nicht nur Beschäftigte, die mit dem Mindestlohn bezahlt werden, sondern alle, die unter 13,90 brutto pro Stunde verdienten. Das beträfe rechnerisch etwa jedes sechste Beschäftigungsverhältnis (rund 17 Prozent), so Destatis. Frauen profitieren nach der Schätzung überdurchschnittlich häufig: In rund 20 Prozent der von Frauen ausgeübten Jobs erhöht sich demnach der Stundenverdienst, bei Männern sind es nur rund 14 Prozent. Auch regional zeigen sich Unterschiede.

Keine Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer im Sinne des Mindestlohngesetzes sind unter anderen.

- zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte,

- ehrenamtlich Tätige sowie Personen, die einen freiwilligen Dienst ableisten,

- Teilnehmerinnen und Teilnehmer an einer Maßnahme der Arbeitsförderung,

- Selbstständige,

- Langzeitarbeitslose innerhalb der ersten sechs Monate nach Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt,

- Menschen mit Behinderungen im Arbeitsbereich anerkannter Werkstätten.

Auf Branchenmindestlöhne haben ehemals Langzeitarbeitslose sofort Anspruch, denn diese Löhne sind tariflich vereinbart.

Was gilt für Personen mit einem Minijob. 2026 liegt die Minijob-Grenze bei 603 Euro monatlich im Jahresdurchschnitt. Zum Januar 2027 steigt sie auf 633 Euro. Die Verdienstgrenze bei geringfügig entlohnter Beschäftigung ist seit 2022 dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt. Der gesetzliche Mindestlohn gilt unabhängig von Arbeitszeit oder Umfang der Beschäftigung – und damit auch für Minijobberinnen und Minijobber. Er ist ein Bruttostundenlohn. Damit eine Wochenarbeitszeit von zehn Stunden möglich ist, steigt die Minijob-Grenze jeweils dynamisch mit der Erhöhung des Mindestlohns. So wird sichergestellt, dass bei einem höheren Stundenlohn, die Arbeitszeit nicht gekürzt werden muss. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeiten von Minijobbern aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen zwei Jahre lang aufbewahren, um sie bei einer Prüfung durch den Zoll vorlegen zu können.

Mindestlohn Aufzeichnungspflichten.

Excel-Arbeitsmappe zur Dokumentation der Arbeitszeiten

Mit dem Gesetz zum Mindestlohn wurden mit Gültigkeit zum 16.08.2014 auch Regelungen zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit bestimmter Arbeitnehmer geschaffen. Für folgende Personengruppen müssen Sie seit dem 16.08.2014 Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen und mindestens 2 Jahre lang aufbewahren:

§ Minijobber (Ausnahme: Privathaushalte)

§ Kurzfristig Beschäftigte gem. § 8 Abs. 1 SGB IV

§ Arbeitnehmer in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftszweigen

Die genannten Daten müssen spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags aufgezeichnet werden.

Nach Auskunft legt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, in Abstimmung mit dem für die Behörden der Zollverwaltung zuständigen Bundesfinanzministerium, § 17 des Mindestlohngesetzes dahingehend aus, dass eine Aufzeichnungspflicht erst seit dem 01.01.2015 besteht. Die Aufzeichnungspflicht dient ausschließlich der Überprüfung, ob der Mindestlohn eingehalten wird; die entsprechenden materiell-rechtlichen Ansprüche auf Mindestlohn bestanden erst ab dem 01.01.2015.

Die Aufzeichnungspflichten wurden mit Wirkung zum 01.01.2015 für einige Personengruppen angepasst. Die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) vom 29. Juli 2015 befreit Arbeitnehmergruppen von verpflichtenden Dokumentationspflichten (nach § 16 und § 17 des Mindestlohngesetzes (MiLoG)), wenn aufgrund der Ausgestaltung und des Vollzugs ihres Arbeitsvertrags kein nennenswertes Risiko eines Mindestlohnverstoßes vorliegt. Dies ist der Fall, wenn

§ Arbeitnehmer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt über brutto 2.958,00 Euro erhalten

§ Arbeitnehmer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt über brutto 2.000,00 Euro erhalten und der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten 12 Monate nachweislich gezahlt hat; Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung des Zeitraums von 12 Monaten unberücksichtigt

Darüber hinaus befreit die Verordnung neben anderen auch Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers von den Dokumentationspflichten (nach §§ 16, 17 und 18 MiLoG).

Nach der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) genügt ein Arbeitgeber seiner Aufzeichnungspflicht durch Aufzeichnung der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit für folgende Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer:

Ausschließlich mobile Tätigkeiten
Keine Vorgaben für die konkrete tägliche Arbeitszeit (Beginn und Ende)

- UND -

Eigenverantwortliche Einteilung der täglichen Arbeitszeit

Das Gesetz nennt für diese Fälle explizit Personen mit folgenden Tätigkeiten

Zustellung von Briefen, Paketen und Druckerzeugnissen
Abfallsammlung
Straßenreinigung
Winterdienst
Gütertransport und Personenbeförderung

Excel-Arbeitsmappen zur Dokumentation der Arbeitszeiten

Die folgenden Excel-Arbeitsmappen unterstützen Sie bei Dokumentation der Arbeitszeiten.

Version 1: Elektronisch ausfüllbar - Makros müssen nicht aktiviert sein.

Die Anleitung finden Sie in der Excel-Arbeitsmappe auf der 4. Registerkarte. (Stand: 04.07.2024)

Version 2: Auszufüllen auf Papier

Die Anleitung finden Sie in der Excel-Arbeitsmappe auf der 3. Registerkarte. (Stand: 04.07.2024)

Hinweise

Die Arbeitsmappen dienen allein der Dokumentation von Arbeitszeiten. Nach welchen Kriterien die Zollverwaltung oder die Sozialversicherungsprüfer nach der neuen Mindestlohn-Gesetzgebung prüfen, ist derzeit noch offen. Änderungen bleiben deshalb vorbehalten. Wenn Sie beim Ausfüllen des Fragebogens eine Sicherheitswarnung erhalten, fehlen u. U. die Herausgeberzertifikate der DATEV auf Ihrem Rechner. Installieren Sie in diesem Fall die kostenfreien Herausgeberzertifikate der DATEV.

Finanzbuchführung.

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