Lohnbuchführung

Um eine korrekte Lohnabrechnung durchführen zu können, ist eine Vielzahl von Informationen erforderlich. Wenn ein neuer Arbeitnehmer in ein Unternehmen eintritt, benötigen Sie viele Angaben, wie z. B.:

§ Adresse

§ Bankverbindung

§ Krankenkasse

Bei der Erfassung dieser Angaben unterstützen Sie Personalfragebögen, die alle notwendigen Personaldaten eines neuen Mitarbeiters in strukturierter Form enthalten.

Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Beachten Sie die Datenschutz-Grundverordnung, insb. Art.13 DS-GVO, wenn Sie einen der unten aufgeführten Personalfragebögen nutzen.

Nutzungshinweis !

Alle in diesem Dokument enthaltenen Personalfragebögen sind kein Ersatz für folgende notwendige Pflichten vom Arbeitgeber gegenüber dem jeweiligen Arbeitnehmer:

§ Hinweispflichten

§ Aufklärungspflichten

§ Informationspflichten

und

§ Dokumentationspflichten

Individuelle Betriebsvereinbarungen werden nicht berücksichtigt.

Sofortmeldung

Auszug aus dem Gesetz:

§ 28a

„(4) Arbeitgeber haben den Tag des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses bei dessen Aufnahme an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung nach Satz 2 zu melden, sofern sie Personen in folgenden Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigen:

1. im Baugewerbe,

2. im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,

3. im Personenbeförderungsgewerbe

4. im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,

5. im Schaustellergewerbe,

6. bei Unternehmen der Forstwirtschaft,

7. im Gebäudereinigungsgewerbe,

8. bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,

9. in der Fleischwirtschaft,

10. im Prostitutionsgewerbe,

11. im Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Die Meldung enthält folgende Angaben über den Beschäftigten:

1. den Familien- und die Vornamen,

2. die Versicherungsnummer, soweit bekannt, ansonsten die zur Vergabe einer Versicherungsnummer notwenigen Angaben (Tag, Ort der Geburt, Anschrift),

3. die Betriebsnummer des Arbeitgebers und

4. den Tag der Beschäftigungsaufnahme.“

Hinweis für die beschäftigte Person:

Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren

(Gemäß § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes)

Bei der Erbringung von Dienst- oder Werkleistungen sind die in den oben genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen tätigen Personen verpflichtet, ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitzuführen und den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen.

Ausfüllbare Microsoft Excel-Fragebögen mit Zusatzfunktion

Die Erfassungsmaske der Microsoft Excel-Arbeitsmappen entspricht nicht dem Druckbild. Um den Personalfragebogen in einer für den Druck angepassten Form darzustellen und auszudrucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.

Um eine ASCII-Datei (Dateinamen-Erweiterung *.txt) zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche Exportdatei für Lohn-Software erzeugen.

Diese Datei kann über die Stammdaten-Importschnittstelle von Lohn und Gehalt importiert werden.

Ein Großteil der erfassten Stammdaten (Stand: 03.07.2023) lässt sich nach Lohn und Gehalt importieren.

Die Exportdatei (.txt) ist nicht geeignet für den Datenaustausch zwischen Erstaussteller und weiterverarbeitender Stelle. Grund dafür ist, dass nicht alle erfassten Informationen in der Datei enthalten sind. Um Rückfragen und Informationsverlust zu vermeiden, übermitteln Sie zusätzlich den komplett ausgefüllten Personalfragebogen.

Folgende Fragebögen stehen zur Verfügung:

Mindeslohn

Der Mindestlohn wird in den kommenden beiden Jahren über die Grenze von 12 Euro pro Stunde steigen.

Wie hoch ist der Mindestlohn derzeit?

Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit 1. Oktober 2022 bei 12 Euro brutto in der Stunde. Die Bundesregierung hatte ihn einmalig per Gesetz erhöht und damit eines ihrer wichtigsten Vorhaben umgesetzt.

Wer zuvor nach Mindestlohn bezahlt wurde, erhielt bei einer 40-Stunden-Woche etwa 1.800 Euro brutto. Aktuell sind es etwa 2.080 Euro.

Der Mindestlohn-Rechner des Bundesarbeitsministeriums hilft herauszufinden, ob und wieweit ein Gehalt dem Mindestlohn entspricht, darüber oder darunterliegt und wie hoch der Stundenlohn ist.

Wann wurde ein gesetzlicher Mindestlohn in Deutschland eingeführt?

Einen allgemeinen gesetzlichen Mindestlohn gibt es in Deutschland seit dem 1. Januar 2015. Damit wurde eine Lohnuntergrenze eingeführt, die nicht unterschritten werden darf. Sie schützt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor unangemessen niedrigen Löhnen und trägt damit zu einem fairen und funktionierenden Wettbewerb bei. Gleichzeitig sorgt der Mindestlohn für mehr Stabilität in den sozialen Sicherungssystemen.

Wer profitiert besonders von der Erhöhung des Mindestlohns?

Die Bundesregierung war davon ausgegangen, dass von der Erhöhung des Mindestlohns auf 12 Euro in der Stunde rund sechs Millionen Menschen in Deutschland profitieren würden. Vor allem Frauen und Menschen in Ostdeutschland, die häufig im Niedriglohnsektor beschäftigt und darüber hinaus Beschäftigte in Mini- und Teilzeitjobs sowie Neueinsteiger.

Betrachtet man die Nominallöhne im Verlauf diesen Jahres – also die Beträge, die auf dem Lohnzettel erscheinen – zeigt sich, dass dieses Ziel erreicht wurde: Laut Destatis sind die Löhne von Geringverdienenden besonders stark gestiegen, seit die Bundesregierung den Mindestlohn erhöht und die Entgeltgrenzen für Mini- und Midijobs ausgeweitet hat.

Trotz höherer Löhne hat die Kaufkraft vieler Menschen jedoch nachgelassen. Grund ist die hohe Inflation - ausgelöst durch den russischen Angriffskrieg auf die Ukraine. Ohne die Maßnahmen der Bundesregierung wäre der Verlust jedoch wesentlich deutlicher ausgefallen.

Laut dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung betrifft die Mindestlohnerhöhung auf 12 Euro pro Arbeitsstunde rund 22 Prozent aller Beschäftigungsverhältnisse. Das sind etwa doppelt so viele wie bei der Einführung des Mindestlohns im Jahr 2015.

Für wen gilt der allgemeine Mindestlohn?

Der gesetzliche Mindestlohn gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ab 18 Jahren. Unter bestimmten Voraussetzungen haben auch Praktikantinnen und Praktikanten Anspruch auf Mindestlohn.

Keine Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer im Sinne des Mindestlohngesetzes sind unter anderen:

- zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte,

- ehrenamtlich Tätige sowie Personen, die einen freiwilligen Dienst ableisten,

- Teilnehmerinnen und Teilnehmer an einer Maßnahme der Arbeitsförderung,

- Selbstständige,

- Langzeitarbeitslose innerhalb der ersten sechs Monate nach Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt,

- Menschen mit Behinderungen im Arbeitsbereich anerkannter Werkstätten.

Auf Branchenmindestlöhne haben ehemals Langzeitarbeitslose sofort Anspruch, denn diese Löhne sind tariflich vereinbart.

Was gilt für Personen mit einem Minijob?

Der gesetzliche Mindestlohn gilt unabhängig von Arbeitszeit oder Umfang der Beschäftigung – und damit auch für Minijobberinnen und Minijobber. Er ist ein Bruttostundenlohn. Damit eine Wochenarbeitszeit von zehn Stunden möglich ist, steigt mit der Erhöhung des Mindestlohns zum 1. Oktober 2022 die Minijob-Grenze auf 520 Euro. Sie wird künftig jeweils an die Entwicklung des Mindestlohns angepasst. Zuvor lag die Minijob-Grenze bei 450 Euro.

Der Arbeitgeber trägt die Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung. Er ist verpflichtet, die Arbeitszeiten von Minijobbern aufzeichnen und diese Aufzeichnungen zwei Jahre lang aufbewahren, um sie bei einer Prüfung durch den Zoll vorlegen zu können.

Mindestlohn Aufzeichnungspflichten:

Excel-Arbeitsmappe zur Dokumentation der Arbeitszeiten

Mit dem Gesetz zum Mindestlohn wurden mit Gültigkeit zum 16.08.2014 auch Regelungen zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit bestimmter Arbeitnehmer geschaffen. Für folgende Personengruppen müssen Sie seit dem 16.08.2014 Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen und mindestens 2 Jahre lang aufbewahren:

§ Minijobber (Ausnahme: Privathaushalte)

§ Kurzfristig Beschäftigte gem. § 8 Abs. 1 SGB IV

§ Arbeitnehmer in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftszweigen

Die genannten Daten müssen spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags aufgezeichnet werden.

Nach Auskunft legt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, in Abstimmung mit dem für die Behörden der Zollverwaltung zuständigen Bundesfinanzministerium, § 17 des Mindestlohngesetzes dahingehend aus, dass eine Aufzeichnungspflicht erst seit dem 01.01.2015 besteht. Die Aufzeichnungspflicht dient ausschließlich der Überprüfung, ob der Mindestlohn eingehalten wird; die entsprechenden materiell-rechtlichen Ansprüche auf Mindestlohn bestanden erst ab dem 01.01.2015.

Die Aufzeichnungspflichten wurden mit Wirkung zum 01.01.2015 für einige Personengruppen angepasst. Die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) vom 29. Juli 2015 befreit Arbeitnehmergruppen von verpflichtenden Dokumentationspflichten (nach § 16 und § 17 des Mindestlohngesetzes (MiLoG)), wenn aufgrund der Ausgestaltung und des Vollzugs ihres Arbeitsvertrags kein nennenswertes Risiko eines Mindestlohnverstoßes vorliegt. Dies ist der Fall, wenn

§ Arbeitnehmer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt über brutto 2.958,00 Euro erhalten

§ Arbeitnehmer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt über brutto 2.000,00 Euro erhalten und der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten 12 Monate nachweislich gezahlt hat; Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung des Zeitraums von 12 Monaten unberücksichtigt

Darüber hinaus befreit die Verordnung neben anderen auch Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers von den Dokumentationspflichten (nach §§ 16, 17 und 18 MiLoG).

Nach der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) genügt ein Arbeitgeber seiner Aufzeichnungspflicht durch Aufzeichnung der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit für folgende Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer:

§ Ausschließlich mobile Tätigkeiten

§ Keine Vorgaben für die konkrete tägliche Arbeitszeit (Beginn und Ende)

- UND -

§ Eigenverantwortliche Einteilung der täglichen Arbeitszeit

Das Gesetz nennt für diese Fälle explizit Personen mit folgenden Tätigkeiten

§ Zustellung von Briefen, Paketen und Druckerzeugnissen

§ Abfallsammlung

§ Straßenreinigung

§ Winterdienst

§ Gütertransport und Personenbeförderung

Excel-Arbeitsmappen zur Dokumentation der Arbeitszeiten

Die folgenden Excel-Arbeitsmappen unterstützen Sie bei Dokumentation der Arbeitszeiten.

Version 1: Elektronisch ausfüllbar - Makros müssen nicht aktiviert sein.

Die Anleitung finden Sie in der Excel-Arbeitsmappe auf der 3. Registerkarte.

(Stand: 30.06.2020)

Version 2: Auszufüllen auf Papier

Die Anleitung finden Sie in der Excel-Arbeitsmappe auf der 3. Registerkarte.

(Stand: 30.06.2020)

Hinweise -

Die Arbeitsmappen dienen allein der Dokumentation von Arbeitszeiten.

Nach welchen Kriterien die Zollverwaltung oder die Sozialversicherungsprüfer nach der neuen Mindestlohn-Gesetzgebung prüfen, ist derzeit noch offen. Änderungen bleiben deshalb vorbehalten.

Wenn Sie beim Ausfüllen des Fragebogens eine Sicherheitswarnung erhalten, fehlen u. U. die Herausgeberzertifikate der DATEV auf Ihrem Rechner. Installieren Sie in diesem Fall die kostenfreien Herausgeberzertifikate der DATEV.

Finanzbuchführung

E-Mailverschlüsselung

Durch eine Umstellung der verwendeten Verschlüsselungsverfahren werden Ihnen ab sofort keine verschlüsselten Mails mehr im bekannten Format über DATEV zugestellt, bei denen eine Portalanmeldung und Passworteingabe erforderlich war.

Unsere Emails werden ab sofort über die Verfahren TLS oder S/MIME verschlüsselt und automatisch beim Empfänger wieder entschlüsselt. Die Eingabe von Passwörtern entfällt ab sofort.

Bitte beachten Sie, dass Emails in Sammelpostfächern von jeder Person mit Zugriffsrecht auf dieses Postfach gelesen werden können.

Notwendige Belege für die Einkommensteuererklärung